Viaggiare per lavoro è sicuramente molto stimolante perché si ha modo di scoprire diverse realtà anche dal punto di vista della gestione del lavoro, con il vantaggio di vedere luoghi nuovi senza spendere direttamente i soldi di tasca propria. Le trasferte di lavoro, però, non sono occasioni di svago totale e richiedono quindi una pianificazione diversa rispetto agli spostamenti per vacanza. Per chi si sposta per lavoro con frequenza, è prevista un’assicurazione che si stipula per i viaggi d’affari, che permette di proteggersi da tutti i fattori di rischio derivanti dalla permanenza lontano dalla propria residenza per motivi di lavoro. Vista l’instabilità dei mercati in questo periodo e le differenze nella gestione della sanità pubblica, una polizza viaggio offre sicuramente un’ulteriore sicurezza ed è consigliata per spostarsi senza pensieri. Vediamo insieme quali sono gli altri aspetti per organizzare le trasferte di lavoro in maniera pratica.
Procurarsi tutti i documenti necessari
Chi è abituato a viaggiare ha sempre con sé una cartellina con tutti i documenti necessari, che verifica e aggiorna a ogni nuova trasferta. La documentazione è fondamentale per non avere problemi sia durante lo spostamento sia durante la permanenza. Il consiglio è di avere sempre copia dei documenti di identità certificati, in caso di problemi di salute o di particolari necessità se ci si trova in pericolo, e tutti i documenti relativi all’azienda che si rappresenta.
Scegliere una compagnia di volo affidabile
Nell’ultimo periodo la cancellazione dei voli e i problemi sugli spostamenti in aereo hanno creato una serie di disagi che hanno avuto delle ripercussioni anche sui rapporti di lavoro. Per questo motivo, per le trasferte di lavoro è importante affidarsi a compagnie che hanno una certa esperienza con i viaggi business e che non hanno uno storico negativo dal punto di vista di ritardi e cancellazioni. Per valutare una compagnia aerea, il consiglio è di informarsi direttamente sui siti degli aeroporti e fare una valutazione tenendo conto di diversi fattori: puntualità, costi, servizi offerti, possibilità di modifiche al volo, rimborsi nel caso di disagi.
Prendere contatto con i colleghi di lavoro
Quando si viaggia per lavoro è importante presentarsi bene già prima del viaggio. Una buona norma è, ad esempio, quella di inviare, prima della partenza, un messaggio e/o una mail all’azienda o ai professionisti con i quali si collaborerà che informa dell’arrivo, con tutte le specifiche del viaggio e i dettagli di permanenza. È un gesto che favorisce le relazioni e che facilita il primo incontro, che potrebbe altrimenti risultare troppo freddo.
Oltre al contatto con i colleghi, è utile anche sapere in anticipo quale sia il loro profilo professionale e quale la filosofia aziendale, così da essere pronti anche nel suggerire pratiche di lavoro.
Informarsi sul luogo di destinazione
Altro step fondamentale è conoscere il luogo di destinazione. Quando si va all’estero bisogna abituarsi ad abitudini diverse dalle nostre. Informarsi con anticipo su come muoversi e cosa fare una volta arrivati in un nuovo paese è utile per affrontare il viaggio con maggior consapevolezza e serenità. La Farnesina ha creato una piattaforma online gestita dall’Unità di Crisi che consente ai viaggiatori di restare aggiornati su tutte le operazioni da effettuare per muoversi con tranquillità nel paese di destinazione. Il portale è Viaggiare Sicuri: qui potete trovare informazioni sulle vaccinazioni da effettuare per visitare il paese, dettagli di tipo politico-culturale e tutte le procedure per viaggiare – appunto – sicuri. Conoscere la destinazione in cui si sosterà per qualche tempo è inoltre indispensabile anche per scegliere il luogo in cui alloggiare, che dev’essere vicino al luogo di lavoro e comunque ben servito dai mezzi pubblici, in modo da poter fronteggiare con prontezza eventuali spostamenti imprevisti o per raggiungere le diverse sedi di cui l’azienda potrebbe essere provvista.
Il consiglio è di leggere recensioni, informarsi da blog di viaggiatori e anche effettuare una telefonata prima di partire per avere una prima impressione del team che si occuperà di voi, e fare delle domande pratiche su trasporti, check in, check out e servizi inclusi.
Aspetto non da sottovalutare, infine, è quello del cibo. Soprattutto se si viaggia in zone esotiche, le abitudini alimentari sono molto diverse dalle nostre, quindi è fondamentale informarsi su cosa poter mangiare e sugli ingredienti dei piatti.
Assicurarsi una buona connessione
Il mondo del lavoro attuale richiede l’accesso alla rete, sia per operare a distanza con i colleghi che sono in sede sia per aggiornare il datore di lavoro su quanto realizzato. Tutto passa per internet e per il telefono ed è quindi fondamentale assicurarsi una connessione stabile e, se possibile, veloce. Se non si può utilizzare internet con il wifi, assicuratevi prima di partire di avere un collegamento dati in roaming o di valutare l’acquisto di una sim locale. La scelta di una rete personale è da preferire se si lavora con dati sensibili, poiché le reti wi-fi pubbliche possono essere poco affidabili.
Portare tutti gli strumenti di lavoro
Un professionista che viaggia per lavoro compila, solitamente, un elenco di strumenti di lavoro indispensabili, soprattutto se si opera con la tecnologia. Il consiglio è di dotarsi di cavetti di riserva per la ricarica, power bank carichi per non rischiare di restare disconnessi e sistemi di archiviazione per salvare e/o trasferire file, come chiavette USB o hard disk. Oltre ovviamente a smartphone, pc portatile e, se necessario, anche un tablet.
Scegliere bene il contenuto della valigia
Preparare la valigia per le trasferte di lavoro richiede di selezionare con cura gli abiti in base al tipo di incontri che si svolgeranno, avere almeno un paio di cambi di riserva per andare incontro agli imprevisti e selezionare gli accessori giusti per dare la giusta immagine di sé. Nulla va lasciato al caso e tutto deve rispecchiare la filosofia dell’azienda che si rappresenta. Il consiglio è anche quello di verificare con anticipo eventuali servizi di lavanderia e stirature nell’hotel in cui si pernotta, o nei dintorni, per riuscire a risolvere eventuali problemi con i vestiti durante il viaggio.
Bisogna infine tenere conto delle misure della valigia in base al biglietto prenotato, altrimenti si rischia di incorrere nel pagamento di supplementi o, peggio, di saltare il volo.
Preparare un beauty con medicine e strumenti di medicazione
I problemi di salute più frequenti quando si è in viaggio sono mal di testa e problemi intestinali. Per intervenire in maniera tempestiva, è importante portare con sé antidolorifici e medicinali per rimettere in sesto lo stomaco provato da cibi pesanti o ai quali non si è abituati. Ci si può inoltre ferire o, nel caso si usino le scarpe col tacco, rischiare di avere delle vesciche. Consigliato dunque dotarsi di cerotti e strumenti di medicazione per fronteggiare escoriazioni, graffi e dolori ai piedi.
